مبانی سازمان و مدیریت
تهیه و تدوین: سید کاظم حسینی
منابع:
مدیریت عمومی،تألیف دکتر سید مهدی الوانی
مبانی سازمان و مدیریت،تألیف دکتر علی رضائیان
مبانی سازمان و مدیریت،تألیف طاهره فیضی
(رشته های کاردانی حسابداری و امور تعاون)
دانشگاه جامع علمی-کاربردی
1389
حرکت به سوی بهبود و تعالی یک سفر بیپایان است. تعالی همیشه قلهای است که ما از جایی که ایستادهایم در افق دید خود میبینیم. هرچه افق دید ما وسیعتر و اندیشه ما متعالیتر میگردد قلههای جدیدتری نیز در منظر دیده گان ما ظاهر میشوند
مقدمه
مدیریت و سیر تکامل اندیشه مدیریت :زمانی که بشر به زندگی اجتماعی روی آورد، اندیشه مدیریت را نیز در زندگی خود وارد کرد؛ در حقیقت، پیدا شدن اندیشه مدیریت به روزگاری باز میگردد که مردمی که گروهی کار میکردند نخستین بار کوشیدند تا به هدفهای گروهی دست یابند. بنابراین به جرات می توان گفت که اندیشه مدیریت از بدو زندگی اجتماعی انسانها وجود داشته است؛ مثلا سومریها موجودیهای انبارهای خود را بر روی لوحهای گلی یادداشت کرده و آنها را در معابدی نگاهداری میکردند و شاید بتوان گفت که این لوحها از اولین آثار مدون عمل مدیریت در تاریخ میباشند. با اندکی توجهی میتوان دریافت که اندیشه مدیریت در زندگی همه انسانها وارد شده است و نقش مهمی را بازی میکند. پس ضروری است که با تعریف مدیریت و سیر تحول اندیشه مدیریت آشنا شویم.
براستی مدیریت دانش است یا هنر ؟ در پاسخ باید گفت که مدیریت، مانند همه کارهای دیگر چون پزشکی، مهندسی، حسابداری یا حتی بازی بیس بال، هنر است؛ دانش فنی است؛ انجام دادن کارها در پرتو واقعیتهایی است که از درون موقعیت پدید میآیند. با این همه، مدیران با بکارگیری آگاهی سازمان یافته درباره مدیریت میتوانند بهتر کار کنند، و همین آگاهی سازمان یافته، ابتدایی یا پیشرفته، دقیق یا غیردقیق، به میزان سازمان یافتگی و روشنی و تناسب خود دانشی را پدید می‌‌آورد. از این رو مدیریت به عنوان یک عمل، هنر به شمار میآید؛ آگاهی سازمان یافته‌ای را که زیر ساز عمل مدیران است میتوان به نام دانش شناخت. بنابراین مدیریت در عمل یک هنر است، آگاهی و شناخت سامان یافته درباره مدیریت دانش است.
محدودیت کوشش فردی
تمرکز حواس در وهله اول یک تلاش ذهنی است برای انسجام بخشیدن به فکر و جمع و جور کردن آن.هر چه بیشتر به این تلاش ادامه دهید،تمرکز شما بهبود می یابد و هر چه از این تلاش باز بمانید،تمرکز شما کاهش پیدا می کند.
امروزه تمام استعداد های ذهنی را به تلاش و کوشش فردی وابسته می کنند.حافظه ،تمرکز،خلاقیت،توانایی تدبیر و جاره اندیشی و سایر فرایند های ذهنی هیچ کس به سن،جنس و تحصیلات بستگی ندارد.اینکه شما دخترید یا پسر ،مرد یا زن،سالمند یا جوان و... به هیچ عنوان دلیلی برای عدم توانایی شما در پرورش برخی از نیروهای ذهنی نیست.همان طور که گفتیم ،همه اینها به تلاش و کوشش فردی شما بستگی دارند.هم اکنون به یک شاخه گل فکر کنید .مسلماٌ پس از چند لحظه عوامل حواس پرتی به سراغ شما می آیند که کاملاٌ طبیعی است.اما کاری که شما باید انجام دهید این است که خیلی سریع افکار خود را جمع و جور کنید و به فکر اول یعنی شاخه گل برگردید.
بعد از این تلاش دوباره لحظاتی بیش نمی گذرد که فکر شما منحرف می شود و شما باید مجدداٌ به شاخه گل برگردید .شاید در یک تمرین پنج دقیقه ای ،دهها یا صدها بار فکرتان منحرف شود.خسته نشوید و فکر خود را به هر سو رها نکنید.به محض این که متوجه شدید که از مسیر قبلی منحرف شده اید،به موضوع اصلی باز گردید.
همین عوامل باعث گردیده که دانشمندان و متفکرین جوامع انسانی به فکر عوامل جمع شدن کوشش های فردی افتاده و مطالعات و یافته های آنان به نظریه های مدیریت انجامیده است.
سیر تحول نظریه های مدیریتی قبل از دیدگاه کلاسیک :
تمامی مسائل مدیریتی مطرح از ابتدای تاریخ بشر تا سال ۱۹۱۰ در این قسمت طبقه‌بندی میشود. مسائلی نظیرسیستم‌های اداری و مدیریتی سومریها، مصری‌ها، ایرانیان باستان و مواردی نظیر ساخت اهرام ثلاثه مصر و ساخت دیوار چین در این حوزه طبقه‌بندی میشود. شخصیت‌های زیر از تأثیرگذارترین افراد دوره‌ی قبل از کلاسیک هستند:
- چارلز بابیچ، مخترع ماشین‌حساب مکانیکی و اولین شخصی است که به تأثیر محیط در سازمان اشاره کرده.
- هنری تاون، کسی که اولین مطالعات مربوط به تأثیر محیط کاری بر عملکرد کارکنان توسط وی انجام گرفته است.
- آدام اسمیت، که به پدر علم اقتصاد مشهور است و برای اولین بار موضوع تقسیم کار در سازمان را مطرح نمود.
- ماکس وبر(1864): ارائه نظریه نقش فرد در سازمان و مدیریت اداری و مدل ایده آل بوروکراسی.
- فرانک گیلبرت، 1878-1972) به اتفاق همسرش لیلیان گیلبرت، از پیشگامان مطالعه کار-زمان و حرکت سنجی بودند. آنها عوامل انسانی را در مدیریت مورد تاکید قرار دادند و معتقد بودند مدیریت را فقط باید یکی از شاخه های علوم انسانی به شمار آورد. آنها فن تربلیگ را که معکوس نام گیلبرت است را برای بررسی حرکات ابداع کردند.فرانک مبنی بر اینکه اثر بخشی کارکنان را باید از طریق انگیزه های مالی و به حداقل رساندن استرس و نیز دیدگاه و علاقه مندی لیلیان به روانشناسی مدیریت، می توان ریشه بسیاری از مبانی و مفاهیم مشاغل امروزی، استاندارد های کاری و برنامه های تشویقی کار را در آثار و کارهای آنها یافت.
- سير تحول انديشه مديريت:
1)نظريه‌هاي کلاسيک
2)نظريه‌هاي نئوکلاسيک
3)نگرش کمي مديريت،نگرش سيستمي،نگرش اقتضايي و جنبش جديد در روابط انساني.
تئوری‌های کلاسیک
این تئوری‌ها از سال ۱۹۱۰ شروع شدند و به ۳ دستهٔ کلی تقسیم میشوند:
1. مکتب مدیریت علمی فردریک تیلور
2. مکتب مدیریت اداری (اصول‌گرایان) هنری فایول
3. نظریهٔ بروکراسی
محوریت بحث نظریه‌های مدیریت کلاسیک دستیابی به حداکثر کارایی در سازمان میباشد. کلاسیک‌ها به سازمان رسمی توجه داشتند و وجود سازمان غیر رسمی را مضر می‌دانستند. دیدگاههای کلاسیک شامل یک نگرش صرفاً مکانیکی به سازمان و افراد بوده است. کلاسیک‌ها انسان را همردیف با سایر عناصر تولید می‌دانستند و برای آن هویت مستقل قائل نبودند.
مديريت علمي منسوب به فردريك وينسلورتيلور بوده است كه مشهور به پدرعلم مديريت مي باشد.مكتب كلاسيك به نام همين نظريه آميخته شده و به همين دليل گاهي آن را مكتب تيلور يا تيلوريسم نيزمي نامند.مدیریت علمی تیلور در سال 1911 بوجود آمد و از آن به بعد قدرت تولید نیروی کار صدها برابر شد.
دومين نظريه اين مكتب،تئوري اداري است.وبرخلاف تئوري بوروكراسي كه تاكيد برسازمان دارد،اين تئوري به مديريت به عنوان يك عنصراساسي سازمان توجه دارد.مهمترين نظريه پرداز اين تئوري هنري فايول فرانسوي مي باشد.عناصر اين تئوري عبارتند از:اصول مديريت، وظايف مديريت،ستاد و صف و... است.برنامه ریزی،سازماندهی،فرماندهی،هماهنگی،کنترل را 5 وظیفه اصلی مدیریت می داند.
بوروكراسي روشي براي سازماندهي با تاكيد برعناصر رسمي و اصولي از قبيل:سلسله مراتب،قوانين و مقررات، سطوح سازماني،اختيار ومسئوليت،تحقيق و تفحص و تمركزمي باشد.مهمترين نظريات اين تئوري متعلق به ماكس وبر فيلسوف و جامعه شناس آلماني است.
ماکس وبر مدیریت بوروکراتیک را به گونه‌ای دیگر تعریف میکند؛ به اعتقاد وبر، بوروکراسی نمایانگر «خردگرایی فعالیتهای جمعی است که میتواند به بالاترین درجه کارآیی دست یابد.» بنابراین وی عقیده داشت که بوروکراسی شکل ایده‌آلی برای سازماندهی است که فعالیتهای سازمانهای بزرگ را به گونه ای هدایت می کند که بیشترین تولید یا خدمت موثر حاصل شو د. در مدل ایده‌آل وبر، بوروکراسی ابزاری سودمند و کارآ برای اجرای خط مشی‌هاست. ولی امروزه شاهد هستیم که در بسیاری از کشورهای در حال توسعه، قدرت اجرایی بوروکراسی مایوس کننده بوده است که علت اصلی این وضعیت، ظرفیت و توان کم اداری این کشورهاست. بر اساس رویکردی که ماکس وبر از بورکراسی داشت، ویژگیهای بوروکراسی عبارتند بودند از: تقسیم کار کاملاَ مشخص، ساختار قدرت غیرشخصی، وجود سلسله مراتب، توجه به قوانین و مقررات، استخدام بر مبنای شایستگی، وجود حرفه‌های مختلف و تمایز دقیق میان زندگی شخصی و سازمانی اعضای سازمانها. با توجه به نظر این نظریه پرداز استفاده میشود که امروز مدیریت بوروکراتیک دارای هفت مشخصه قوانین و مقررات، غیرشخصی بودن، تقسیم کار، ساختار سلسله مراتبی، تعهد برای کار مادام العمر، ساختار اختیار و منطقی بودن (عقلانیت) است.
وظایف مدیر
اندیشمند فرانسوی هنری فایول برای یک مدیر پنج وظیفه قائل است: برنامه‌ریزی، سازماندهی، هدایت و رهبری، هماهنگی و کنترل. امروزه وظایف مدیر را چهار مورد زیر می‌دانند:
1. برنامه‌ریزی: تصمیم‌گیری در مورد اینکه چه کارهایی باید انجام گیرد.
2. سازماندهی: سازماندهی فرآیندی است که طی آن تقسیم کار میان افراد و گروههای کاری و هماهنگی میان آنان، به منظور کسب اهداف صورت میگیرد.
3. هدایت و رهبری: این وظیفه یعنی تلاش مدیر برای ایجاد انگیزه و رغبت در زیردستان جهت دست یافتن به اهداف سازمان.
4. کنترل: کنترل تلاش منظمی است در جهت رسیدن به اهداف استاندارد، طراحی سیستم بازخورد اطلاعات، مقایسهٔ اجزای واقعی با استانداردهای از پیش تعیین شده و سرانجام تعیین انحرافات احتمالی و سنجش ارزش آنها بر روند اجرایی که در بر گیرندهٔ حداکثر کارایی است.
طبقه‌بندی مدیران
مدیریت در سازمانهای بزرگ معمولاً از سه سطح برخوردار است:
1. مدیریت بالایی (عالی)
2. مدیریت میانی(اجرایی)
3. مدیریت عملیاتی (سرپرستی)
تعريف مديريت علمي
عبارتست از تجزيه و تحليل دقيق داده ها و ستانده ها و هزينه ها. (در مديريت علمي حدس و گمان و يا حساب سرانگشتي جايي ندارد)
نتايج مديريت علمي:
1- بهبود وضع عمومي واحدها و دستگاههاي صنعتي(البته طولي نكشيد كه بهبود وضع سازمانهاي غيرصنعتي نيز مورد توجه قرارگرفت)
2- مديران را قادر ساخت كه با طرح ريزي هاي منظم و تجزيه و تحليل مداوم در تشكيل سازمان و بهبود روشها،ميزان كارايي سازمان هاي خود را به اندازه قابل ملاحظه اي افزايش دهند.
زیر بناهای فکری مدیریت معاصر :(انگیزه ارائه،اصول،فلسفه محدودیت ها)
پيروان جديد جنبش مديريت علمي بر تصميم گيري علمي، به كارگيري كامپيوتر، و ابزارهاي تصميم گيري تأكيد دارند. گروه نظريه پردازان امروزي روابط انساني، از بهبود و بازسازي سازمان محبت مي كنند و جاي اصول گرايان را كساني گرفته اند كه معتقدند، قبل از آنكه بتوان به اصولي پايبند شد لازم است مديران زيادي را به طور عملي مورد مطالعه قرار داد.
اصول مديريت علمي:
1)ايجاد علم واحدي براي اجراي هر جزء کار.
2)گزينش علمي کارکنان و آموزش و تربيت آنان.
3)همکاري صميمانه مديريت با کارکنان.
4)تقسيم تقريبا مساوي کار و مسوليت بين مديران و کارکنان.
فلسفه مديريت علمي
فلسفه مديريت علمي برعقلايي بودن علم استوار است و هدف نهايي آن پرورش هريك ازكاركنان براي رسيدن به حداكثرظرفيت توليدي است.مديريت علمي برتجزيه و تحليل فيزيكي كارتكيه دارد.درحاليكه دو نظريه ديگر برساختار و فرآيند سازمان تاكيددارند.به عبارت ديگرمديريت علمي يك نظريه"فرد" و دو نظريه ديگرنظريه"كلان"به شمارمي روند.
به عقيده تيلور تامين رفاه جامعه فقط با همكاري مديريت و كارگر در استفاده از روشهاي علمي براي اداره امور سازمانها امكان پذيراست.به نظر وي"براي انجام دادن هركار،هميشه راه بهتري وجود دارد."
مديريت علمي يعني اينكه بنياد آن بر قانون ها، دستورها و اصول مشخص و شناخته شده استوار باشد. به عبارت ديگر مديريت علمي بر انجام امور و وظايف به نحو مطلوب تمركز كرده است.
نارسايي و محدوديت هاي مديريت علمي:
صرفاً به انگيزه هاي مادي و انسان اقتصادي توجه دارد و به نقش افراد و روابط آنها با يكديگر كمتر پرداخته است.در اين مكتب اصولا"ساختمان و تركيب سازمان رسمي مورد توجه مي باشد.و به كاركنان به صورت ابزار و وسيله اي براي توليد نگريسته مي شود كه رفتار و كردارآنها به آساني قابل كنترل و هدايت است.
مدیریت امروز
در مطالعات مدیریت امروز بسیاری از نظریه‌ها از ترکیب تئوری‌های کلاسیک‌ها و نئوکلاسیک‌ها شکل گرفته است. پیروان جدید جنبش مدیریت علمی بر تصمیم‌گیری‌های علمی، به کارگیری رایانه و ابزارهای تصمیم‌گیری تأکید دارند. گروه نظریه‌پردازان امروزی روابط انسانی، از بهبود و بازسازی سازمان صحبت میکنند و جای اصول‌گرایان را کسانی گرفته‌اند که معتقدند قبل از آنکه بتوان به اصولی پایبند شد لازم است مدیریان زیادی را به طور عملی مورد مطالعه قرار داد. نظریات این دوره را میتوان به دسته‌های زیر تقسیم کرد:
· نگرش سیستمی، که تقریباً از دههٔ ۱۹۶۰ در مدیریت مرسوم شد. طرفداران این نظریه معتقدند نگرش سیستمی بهترین طریق برای وحدت بخشیدن به مفاهیم و نظریه‌های مدیریت و دستیابی به نظریه‌ای جامع است.
· نگرش کمی مدیریت، که هدفش کاربرد روش علمی برای حل مسائل فنی در سطح وسیع است. مدیریت کمی سه شاخهٔ اصلی دارد: علم مدیریت یا تحقیق در عملیات، مدیریت عملیاتی و سیستمهای اطلاعاتی مدیریت
· نگرش اقتضايي(نگرش موقعيتي)اساس نگرش اقتضايي بر اين استوار است که يک الگوي مديريت براي همه موقعيتها به عنوان بهترين راه وجود ندارد.
جنبش جدید روابط انسانی. در طول بیست سال گذشته نظریه‌های دیگری در مدیریت معاصر با نگرش روابط انسانی پدید آمده است که از این قبیل نظریه‌ها میتوان به نظریه z اشاره کرد.
1- نگرش کمی مدیریت در نگرش کمی‌گرایی ( دهه1940) تامین ابزار کمی برای حمایت از تصمیم‌گیری مدیریت؛ در مدیریت علمی، مدیریت عملیات و نظام اطلاعات مدیریت دیده می شود. این نگرش کاربرد روش علمی برای حل مسایل فنی در سطح وسیع سازمان را دنبال میکند که سه شاخصه اصلی علم مدیریت، مدیریت عملیاتی و سیستمهای اطلاعاتی مدیریت را دارا است که علم مدیریت به مدیران کمک میکند تا تصمیم گیری بهتری انجام دهند و مدیریت عملیاتی نیز شیوه‌های کمی برای افزایش بهره‌وری و کارآیی در تولید کالاها و خدمات را دنبال میکند. همچنین سیستمهای اطلاعاتی که بیش از شیوه‌های کمی دیگر مورد استفاده مدیر قرار میگیرد به مدیران این امکان را میدهد تا با جمع‌آوری، پردازش و انتقال اطلاعات وظایف خود را به خوبی انجام دهند و جزئیات بسیاری درباره سازمان، مشتریان و محیط سازمان بدست آوردند. و به همین دلیل است که سیستمهای اطلاعاتی مدیریت امروزه به عنوان جزو جداناشدنی همه وظایف مدیریتی و در کلیه سطوح بیشتر سازمانها به چشم می‌خورد.
2- نگرش سیستمی مدیریت استفاده از این نگرش از دهه 1960 به بعد مرسوم شد که طرفداران این نظریه معتقدند بودند که نگرش سیستمی بهترین طریق برای وحدت بخشیدن به مفاهیم و نظریه‌های مدیریت و دستیابی به نظریه‌ای جامع است. در این نگرش سازمانها به مثابه سیستم‌هایی که اجزای آنها در تعامل با یکدیگر و محیط هستند، تلقی میشد و بر متناسب ساختن ساختار سازمانی با محیط خاص سازمان تاکید میشد. در نظریه‌های جدید سازمانی، سازمان در عین حال که سیستمی باز (سیستمی که با محیط اطراف خود کنش متقابل داشته باشد) است، به عنوان سیستمی «فنی- اجتماعی» نیز مطرح میشود که جنبه فنی سازمان را ابزارها، ماشینها، وسایل و روشهای عملیاتی تشکیل میدهد و جنبه اجتماعی سازمان نیز بیانگر روابط کارکنان در درون سازمان است که مرکب از آرمانها، عواطف و انتظارات کارکنان و مدیران است.
3- نگرش اقتضایی مدیریت بعد از سالهای 1965 مدیران پی بردند که یک راه بهتر یگانه برای انجام دادن کارها وجود ندارد. بنابراین نگرش اقتصایی در مدیریت مطرح شد. این نگرش که به آن نگرش موقعیتی نیز گفته میشود شعار « هر چیزی به موقعیت بستگی دارد» را با خود یدک می‌کشد و اساس این نگرش بر این استوار است که یک الگوی مدیریت برای همه موقعیتها به عنوان بهترین راه وجود ندارد. وقتی مدیری که در نگرش اقتضایی آموزش دیده است با موقعیتی روبه شود از خود خواهد پرسید: «چه شیوه ای در این جا بهترین است؟» این مدیر به اختلافها و پیچیدگیهای موقعیت آگاهی خواهد یافت و سعی خواهد کرد متناسب با این موقعیت، بهترین اقدام را انجام دهد. در واقع در نگرش اقتضایی، مدیران از همه نظریه‌های کلاسیک، نئوکلاسیک و نگرش‌های جدید مدیریتی برای حل مسایل خود استفاده میکنند. نکته مهم در نگرش اقتضایی این است که باید مدیران مهارت ادارکی خود را پرورش دهند تا یک موقعیت را بهتر بشناسند، آن را درک کنند و قبل از اتخاذ تصمیم، نگرش مناسب با موقعیت را بیابند و آن را به کار گیرند که برای این منظور باید سه متغییر الزامات خارجی سازمان، فناوری (فنون به کار رفته برای تولید یا ارایه کالا و خدمات) و افرادی که در سازمان کار می کنند، را مدنظر داشته باشند. از آنچه در مورد نگرش اقتضایی در مدیریت گفتیم میتوان دریافت که مدیریت اثربخش و کارساز میتواند همواره مدیریت وضعی، یا اقتضایی باشد. جنبش جدید روابط انسانی در ادامه بحث شما را با جنبش جدید روابط انسانی آشنا خواهیم کرد و از سه نظریه مدیریتی و خصوصیات آن سخن خواهیم گفت: نظریه مدیریتی J (مدیریت ژاپنی) نظریه مدیریتی J حاکی از نگرش مدیریتی ژاپنی است.
تئوری‌های نئوکلاسیک (مکتب روابط انسانی)
در سال ۱۹۲۰، در حالی که غرب رکود اقتصادی را تجربه می‌کرد، برخی از دانشمندان علوم اجتماعی به رهبری التون مایو مطالعاتی را دربارهٔ چگونگی واکنش کارکنان به میزان تولید در صورت تغییر شرایط کاری، طراحی شغل و محرک‌های مدیری آغاز کردند. بخش اعظم این مطالعات در یکی از واحدهای شرکت وسترن الکتریک در شهر هاثورن صورت گرفت که بعدها به مطالعات هاثورن مشهور شد. نئوکلاسیک‌ها بر جنبه‌های انسانی مدیریت تأکید میکردند. طرفداران این روش معتقد بودند که مدیریت باید توجه خود را بر افراد متمرکز کند؛ به بیان دیگر متغیرهای اجتماعی را مؤثرتر از متغیرهای فیزیکی می‌دانستند. عمده فعالیتهایی که در این دوره انجام شد به دو دستهٔ زیر تقسیم میشود:
- مطالعات هاثورن
- نگرش رفتاری (مدیریت) که بر این مبنا استوار بود که مدیرانی که روابط انسانی خوبی در محیط کار برقرار میکنند میتوانند به بهره‌وری دست یابند. به علاوه، جنبش روابط انسانی مرحله‌ای را ایجاد کرد که تکامل یافتهٔ آن امروز به‌عنوان رشتهٔ رفتار سازمانی، یعنی مطالعهٔ افراد و گروه‌ها در سازمان مطرح است.
پروژه هاثورن:
در سال های بین 1920 تا 1930 مطالعاتی در کارخانه شرکت وسترن الکتریک در شهر هاثورن صورت گرفت.ابتدا تلاش می شد با بهبود روشها و ابزار های انجام کار ،کارایی بیشتری به دست آید.ابتدا شدت روشنایی بر کارایی ،بعد تأثیر خستگی بر راندمان کار و سپس نقش گروه اجتماعی در بهره وری مورد تحقیق قرار گرفت.
نتایج حاصل از پروژه هاثورن:
نهضت روابط انسانی (نظریه‌های نئوکلاسیک) با اجرای آزمایشات هاثورن آغاز شد که طبق این مطالعات این نتایج به دست آمد:
1- انسانها اساساَ به وسیله نیازهای اجتماعی برانگیخته می شوند و ضمن روابط و مناسبات اجتماعی با دیگران هویت پیدا می کنند.
2- انسانها از فشارهای اجتماعی گروه همکاران خود بیشتر از تشویق و کنترل مدیریت سازمان متاثر میشوند.
3- انسانها به همان اندازه که مدیریت سازمان به ارضای نیازهای اجتماعی آنان می‌پردازد نسبت به آن پاسخگو و متعهدند.
این نتایج منجر به افزایش علاقه پژوهشگران به مطالعه ابعاد اجتماعی وانسانی رفتار کارکنان در سازمان شد .همچنین سازمان باید علاقه بیشتری به کارکنان نشان دهد ورضایت کارکنان از سازمان افزایش یابد.ودر نهایت ،جنبش روابط انسانی به پایه گذاری مبانی رشته رفتار سازمانی منجر گردید.
مفهوم سازمان غیر رسمی: سازمان رسمی سازمانی است که اختیارات مقامات و روابط بین آنها و کارکنان بر حسب مقررات و قواعد وضع شده ،به عبارت دیگر سازمان رسمی به سازمانی اطلاق می شود که مدیران ،آن را بطور قانونی بنیان نهاده و به تصویب می رسانند و در آن تعداد مشاغل و حدود وظایف و اختیارات و چگونگی انجام آن مشخص می شود.
سازمان رسمی آن است که به طور قانونی بنیانگذاری و تصویب می شود،تعداد مشاغل،حدود وظایف و اختیارات و نحوه انجام فعالیت ها در آن مشخص می گردد.سازمان غیر رسمی به طور طبیعی ، به محض ایجاد سازمان رسمی ،در چارچوب آن پدیدار می شود.سازمان غیر رسمی در نتیجه تعامل اجتماعی مستمر میان کار کنان سازمان ایجاد می شود و ساز مان رسمی را تعدیل می کند یا آن را تحکیم می بخشد وتوسعه می دهد.نام دیگر سازمان غیر رسمی سازمان سایه می باشد.
رفتار سازمانی علم مطالعه و کاربرد دانش درباره نحوه برخورد مردم، افراد و گروه‌ها در سازمانها میباشد. این کار با رویکرد سیستمی انجام میشود. یعنی روابط بین مردم و سازمانها را در ارتباط با کل افراد، گروه ها، سازمانها و سیستمهای اجتماعی تشریح می نماید و هدف آن دستیابی به اهداف انسانی سازمانی و اجتماعی با ایجاد روابط بهتر میباشد[۱].
تعريف رفتار:مجموعه عقايد، اعمال، باورها و طرز تلقيات يک فرد است.
عوامل موثر بر رفتار فردي:1) ادراک.
2)يادگيري.
3)شخصيت.
4)انگيزش.
عوامل مؤثر در رفتار گروه:حفظ موقعیت فعلی گروه،امنیت گروه،نیاز اجتماعی،قدر و منزلت،خودیابی،موفقیت.قدرت.
سلسله مراتب نیاز ها:1)نیاز جسمانی،2)نیاز به امنیت،3)نیاز به محبت،4)نیاز به حرمت و 5)نیاز به خود یابی.
نظریه های رفتاری کریس آرگریس:
مجموعه آثار کریس آرجریس نمایانگر آن است که وی همانند مزلو و مک گریگور بر این باور بود که انسان یک کل منسجم و نظام یافته است.آرجریس در کتاب خود تحت عنوان «شخصیت و سازمان»،ضمن مقایسه فعالیت های مدیریتی در سازمان های سلسله مراتبی و سنتی،با نیازها و تواناییهای افراد بالغ،چنین نتیجه گیری می کند که برخی اقدام ها و فعالیت هایی که بویژه تحت تأثیر رهیافتهای سنتی مدیریت انجام می پذیرند،با شخصیت افراد بالغ ناسازگارند.به عنوان مثال او معتقد است اصل تخصص گرایی ممکن است مانع خودشکوفایی و اصل سلسله مراتبی باعث خودانفعالی گردد.او معتقد بود که اگر نگرش مدیران به کارکنان خود مثبت باشد،آنان را مسؤلیت پذیر و قابل اعتماد می دانند.به همین دلیل بر ضرورت مسؤلیت های شغلی،افزایش تنوع کاری،استفاده از سبک های مشارکتی و بهبود روابط انسانی تأکید دارد.طبق نظر آرجریس، بروز مسائلی نظیر غیبت،ترک خدمت و از خود بیگانگی در میان کارکنان،نشانه وجود ناسازگاری شخصیت کارکنان بالغ با اقدامها و فعالیت های مدیریتی سازمان است.
تئوری X,Y:
يك ديدگاه درباره طبيعت انسان در مواجهه با كار، در دو مجموعه متفاوت از مفروضات توسط داگلاس مك گرگور خلق شدند و توسعه يافتند كه به نظريه X و نظريه Y مشهورند و در كتاب مك گرگور به نام «جنبه انساني سازمان» در سال 1960 منتشر شدند. اين نظريه ها نوع رفتار انسان در كار كردن را ترسيم مي كنند و مبناي مناسبي براي ايجاد انگيزش و مديريت افراد سازمان ارائه مي دهند.
مفروضات نظريه X
1- انسانهاي معمولي به صورت ذاتي از كار نفرت دارند و اگر بتوانند از انجام كار خودداري مي كنند.
2- به دليل مشخصه نفرت از كار در انسان، بيشتر افراد بايد مجبور، كنترل، هدايت و با تنبيه ترسانده شوند تا براي رسيدن به اهداف سازماني تلاش كافي كنند.
3- انسانهاي معمولي ترجيح مي دهند توسط شخص ديگري هدايت شوند، تمايل دارند از قبول مسئوليت فرار كنند، بلند همتي و جاه طلبي كمي دارند و از همه اينها گذشته امنيت مي خواهند.
رفتار مديران در نظريه X
1- مديران به كاركنان اطمينان ندارند و نظارت شديد محدودكننده اعمال مي كنند و يك فضاي ترس از تنبيه به وجود مي آورند.
2- اين مديران اعتقاد دارند كه هر چيزي بايد به سرزنش يك نفر ختم شود.
3- اين مديران فكر مي كنند كه تنها هدف كاركنان از كاركردن، پول است.
4- اين مديران در مواجهه با بروز هر اتفاق ناخوشايند سازماني، ابتدا كاركنان را سرزنش مي كنند بدون اينكه از خود بپرسند كه آيا ممكن است سيستمها، سياستها، نبود آموزش يا سؤ مديريت خودش سزاوار سرزنش باشد.
مفروضات نظريه Y
1- كار فيزيكي و فكري به اندازه بازي و تفريح خوشايند هستند.
2- كنترل بالادست و ترس از تنبيه تنها ابزار به تلاش واداشتن افراد براي دستيابي به اهداف سازماني نيستند. انسان بر حسب حس تعهد در دستيابي به اهداف محوله، نوعي خودهدايتي و خودكنترلي از خود نشان مي دهد.
3- ميزان تعهد به اهداف متناسب با اندازه پاداش هايي (مادي و غيرمادي) كه در دستيابي به آن اهداف ارائه مي شود، افزايش مي يابد.
4- تحت شرايط مناسب، انسان معمولي ياد مي گيرد كه نه تنها مسئوليت قبول كند بلكه خود به دنبال آن باشد.
5- ظرفيت استفاده از قوه تخيل، هوش، و خلاقيت در حل مسائل سازماني به صورت گسترده بين همه كاركنان وجود دارد و فقط در اختيار يك عده خاص نيست.
6- در شرايط زندگي صنعتي فعلي، تنها بخش كمي از پتانسيل فكري انسان معمولي بكار گرفته مي شود.
رفتار مديران در نظريه Y
1- اين مديران فضاي اعتماد در سازمان به وجود مي آورند.
2- با زيردستان خيلي راحت و صميمانه ارتباط برقرار مي كنند.
3- در رابطه مافوق و زيردست، تفاوتها را به حداقل مي رسانند.
4- فضايي ايجاد مي كنند كه كاركنان بتوانند قابليت هايشان را توسعه دهند و از آنها استفاده كنند.
5- كاركنان را در تصميم گيري مشاركت مي دهند به گونه اي كه نظرات آنها در تصميم گيري نقش داشته باشند.
مشخص است كه مجموعه مفروضات نظريه هاي X و Y از اساس با هم متفاوتند. نظريه X بدبينانه، خشك و سخت است. اعمال كنترل از بالادست به زيردست است. در مقابل، نظريه Y خوش بينانه، پويا و انعطاف ناپذير است و بر خودكنترلي و يكپارچگي بين نيازهاي فردي و سازماني تأكيد دارد. هر يك از اين مجمومه مفروضات، بدون شك بر روش انجام وظايف و فعاليتهاي مديريتي مديران تأثير مي گذارند.
تعریف سیستم:
سیستم مجموعه ای از اجزای به هم پیوسته است که برای کسب هدف مشترک فعالیت می کنند.
مشخصه های سیستم:ورودی،فراگرد،خروجی،بازخور
سيستمهاي باز و بسته:
سيستمي که با محيط اطراف خود کنش متقابل داشته باشد سيستم باز ناميده ميشود.
سيستمي که با محيط اطراف خود کنش متقابل نداشته باشد سيستم بسته ناميده ميشود.با محیط خود به حالت تعادل ثابت (استاتیک)رسیده است. می تواند در مورد مدیریت علمی بکار رود.
سیستم های اصلی و فرعی:
• سيستمهاي فرعي:
اجزايي که کل سيستم را مي‌سازند سيستمهاي فرعي مي‌نامند.
خصوصیات سیستم ها:هر خصوصیتی که سیستم ها دارند ،هریک از اجزای سیستم به تنهایی ندارند.سینرژی یا هم افزایی دارند.یعنی حاصل هر سیستم از جمع حاصل هر یک از اجزای سیستم بیشتر است.
مفهوم بازخورد:
کليد نظارت سيستم است و براي حفظ تعادل پوياي سيستم ضروري است.منظور از بازخورد ترکیباتی است که موجب می شود سیستم به طور دایم اطلاعات لازم را درباره چگونگی بازده به دست آورد و چنانچه نتیجه حاصل با معیار های مورد نظر تطبیق نداشته باشد در جهت جلوگیری از انحراف سیستم اقدام شود.
مدیریت نظام گرا:
مديريت نظامگرا: مديريت نظامگرا دربردارنده ي كاربرد نظريه ي سيستمي در اداره نظامهاي بزرگ و كوچك است كه با استفاده از كارهاي انجام شده در ازاي كارهاي داده شده، مأموريت كل سازمان را بر حسب مدل سيستمي داده، پردازش و بازده، از ديدگاه بهبود بخشيدن به عملياتشان تحليل مي كند.
تعاریف مدیریت:
مدیریت از نظر لغت یعنی اداره کردن و مدیر به معنی اداره کننده ،یعنی گرداندن یک سازمان در جهت هدف خودش.همچنین ،راهنما،مرشد،رهبر نیز آمده است.
· پیتر اسمیت:هنر انجام امور به وسیله دیگران –تأکید بر نقش دیگران وقبول هدف از سوی آنان.
· لوتر گیولیک:علم وهنر هماهنگی کوشش ها ومساعی اعضای سازمان واستفاده از منابع برای نیل به اهداف معین ودر قالب وظایفی چون برنامه ریزی ،سازماندهی،هماهنگی و...
· هربرت سیمون:مدیریت تصمیم گیری است و بهترین واصیل ترین نقش مدیر است.
· ماری پارکر فالِت: مدیریت را هنر انجام دادن کارها به‌وسیلهٔ دیگران و از طریق آنها میداند.
· فردریک تیلور، تیلور اعتقاد داشت که در سازمان فقط مدیران باید به فکر خلاقیت باشند و همان طور که یک جراح حین عمل جراحی نباید دست به نو آوری بزند ، بلکه یک گروه تخصصی باید این کار را انجام دهند ، کارکنان هم در حین کار نباید راه کارهای جدیدی که به ذهنشان می رسد ، را اجرا کنند . چون این وظیفه مدیران است که با مطالعه ، تحقیق و تفکر بهترین را انتخاب کنند.
· لوتر گیلووک، علم و هنر هماهنگی کوشش ها و مساعی اعضای سازمان و استفاده از منابع برای نیل به اهداف معین و در فالب وظایفی چون برنامه ریزی ،سازماندهی،کارگزینی،هدایت،هماهنگی،گزارش دهی و بودجه میداند.POSDCORB) (
· فایول چهارده اصل مدیریتی را روشن کرد و یادآور شد که آنها اصولی پرنرمش هستند و نباید آنها را مطلق پنداشت بلکه باید با توجه به اوضاع متغییر، در خور به کار بستن باشد. اصول ارائه شده توسط فایول را که امروزه به عنوان اصول مدیریت می شناسیم به شرح زیر است:
1- تقسیم کار، 2- اختیار، 3- انضباط، 4- وحدت فرماندهی، 5- وحدت جهت، 6- اولویت منافع عمومی بر منافع فردی (خصوصی)، 7- جبران خدمات کارکنان، 8- تمرکز، 9-سلسله مراتب، 10- نظم، 11- انصاف، 12- ثبات شغلی، 13- ابتکار و 14- روحیه کار گروهی (دلبستگی بخشی).
فراگرد:تغییر به سوی هدف با استفاده از ساز و کار بازخور را فراگرد گویند.دارای هدف،ساختار و نتیجه است.ساختار به نحوه به هم پیوستن فراگردها وعوامل متعدد در جهت نتیجه معین دلالت دارد.
مدیریت فراگرد به کار گیری مؤثر و کارآمد منابع مادی وانسانی بر مبنای یک نظام ارزشی پذیرفته شده است که از طریق برنامه ریزی،سازماندهی،بسیج منابع و امکانات،هدایت و کنترل عملیات برای دستیابی به اهداف تعیین شده،صورت می گیرد.پس مدیریت :
1) یک فراگرد است.
2) بر هدایت تشکیلات انسانی دلالت دارد.
3) مبتنی بر تصمیم گیری ودستیابی به نتایج مطلوب است.
4) متضمن تخصیص و مصرف مدبرانه منابع است.
5) بر فعالیت های هدف دار تمرکز دارد.
6) مدیریت شامل:
7) «علم» یعنی دانستن،«هنر»یعنی توانستن و«حرفه» یعنی مشتمل بر مجموعه مهارت ها،رعایت اخلاق حرفه ای و تشکیلاتی با قدرت تنبیه واخراج داشتن و برنامه آموزشی ویژه داشتن است.(رضائیان،مبانی سازمان و مدیریت)
علل جدا شدن مالکیت از مدیریت:
با سیر تحولات تاریخی، مناسبات اقتصادی تغییر شکل یافت و مالکیت و مدیریت جهت اداره بنگاه های اقتصادی از یکدیگر تفکیک شدند. این مهم با انقلاب صنعتی و گسترش شرکت های سهامی روند رو به رشد خود را ادامه داد و با رشد بازار سرمایه (بورس سهام) فرآیند جدا شدن مالکیت از مدیریت بسط یافت.
در قانون تجارت ایران، این نکته مورد اشاره قرار گرفت و در ماده (124) تصریح شد: «هیات مدیره می تواند برای اداره شرکت یک نفر شخص حقیقی را به عنوان مدیریت عامل برگزیند، که جزء هیات مدیره شرکت نباشد.»
افزایش دامنه فعالیت های اقتصادی موجب شد سرمایه گذاران کنترل مستقیم خود را بر روی سرمایه گذاری ها از دست بدهند.کنترل عملکرد مدیران، بررسی وضعیت مالی و نتایج عملیات شرکت ها از طریق گزارش حسابرسان مستقل ارایه و مورد ارزیابی قرار می گیرد.
رونق اقتصادی به همراه گسترش بازارهای مالی موجب شد، سرمایه گذاران استراتژی های متفاوتی را جهت سایر فعالیت های سرمایه گذاری بسط دهند تا ضمن برخورداری از درآمد حاصل از سرمایه گذاری، ریسک سرمایه را کاهش دهند. زیرا تنوع در سرمایه گذاری به طور ماهوی ریسک را کاهش می دهد.
به بیان دیگر موجب افزایش مصونیت سرمایه گذاری در مقابل نوسانات یا شرایط رکود بازار می شود. عموماً انجام مطالعات توجیهی در سرمایه گذاری های غیر جاری (بازار اولیه) از سه دیدگاه مورد بررسی قرار می گیرد: داشتن توجیه فنی (ظرفیت، تکنولوژی، محل استقرار و...) توجیه اقتصادی (بازار فروش، رقبا، رشد، الگوی مصرف و...) و توجیه مالی (سود مورد انتظار، میزان ریسک، دوره برگشت سرمایه و...). بنابراین مطالعات توجیهی از الزامات تصمیم گیری برای هر نوع سرمایه گذاری است. بدیهی است تصمیمات در بازار سرمایه (بازار ثانویه) نیز نمی تواند از این قاعده مستثنی باشد.
تصمیم گیری و مراحل آن:
تصميم گيري و مديريت را مي توان مترادف هم دانست يا جنبه اصلي مديريت را تصميم گيري به حساب آورد.
تعريف تصميم گيري: تصميم گيري فرآيندي را تشريح مي كند كه از طريق آن راه حل مسأله معيني انتخاب مي گردد.
انتخاب: به مجموعه فعاليتهاي فرد برمي گردد كه موجب انتخاب يك بديل از مجموع بديلها مي شود. بنابراين انتخاب كردن جزئي از تصميم گيري است.
تصمیم گیری ،عبارت است از انتخاب یک راه میان راههای مختلف،ویا به عبارتی دیگر،فراگرد تشخیص و گزینش شیوه ی عمل خاصی برای حل یک مسئله یا مشکل ویژه است.دارای 6 مرحله است:
- شناسایی و تعریف مشکل .
- شناسایی معیار تصمیم.
- تعیین اهمیت معیار.
- یافتن یا ساختن راه حل.
- ارزشیابی راهکار.
- انتخاب بهترین راهکار.
تعریف برنامه ریزی: برنامه:راه و روشی که از نظر زمانی به آینده متکی می باشد.
برنامه ريزي عبارت است : تدوین و تعیین فعالیت هایی که باید در محدوده ی راهکار چارچوب روش های مشخص شده انجام پذیرد.
1- تعيين هدف يافتن و ساختن راه وصول به آن
2- تصميم گيري در مورد اينكه چه كارهايي بايد انجام گيرد.
3- تصميم گيري در مورد اينكه چه كارهايي بايد انجام گيرد. تجسم و طراحي وضعيت مطلوب در آينده و يافتن و ساختن راهها و وسايلي كه رسيدن به آن را فراهم كند.
4- طراحي عملياتي كه شيئي يا موضوعي را بر مبناي شيوه اي كه از پيش تعريف شده ، تغيير بدهد.
برنامه ریزی تعيين ماموريت سازمان، مشخص کردن هدفها و پديد آوردن برنامه‌هاست.
مراحل برنامه ریزی:
1)تعیین رسالت ومأموریت ها.
2)تعیین نتایج مورد انتظار.
3)تعریف شاخص های ارزیابی.
4)تعریف هدف های عملیاتی.
5)تنظیم برنامه های عملیاتی.
6)طراحی سیستم کنترل عملیات.
انواع برنامه های عملیاتی
برنامه های عملیاتی به دو دسته برنامه های تکرار شونده و یک بار مصرف تقسیم بندی می شوند:برنامه های دائمی شامل خط مشی ها،روش ها و رویه ها،قوانین و مقررات.برنامه های یکبار مصرف شامل:بودجه ها،طرح ها و پروژه ها،برنامه های زمانبندی انجام کار.
برنامه های دائمی(تکرار شونده):
استراتژی:عبارت است از ارائه تصویری از آنچه سازمان می خواهد با استفاده از نظام ها وخط مشی های عمده به آن برسد.
سیاست ها یا خط مشی ها:حدود تصمیم گیری را مشخص می کند. و معیاری برای رسیدن به میزان موفقیت وکمک به تأمین هدف هاست.تفاوت خط مشی با استراتژی در این است که:خط مشی ما را به سوی «هدف »هدایت می کند ،اما استراتژی ما را به سوی«مأموریت».واستراتژی نسبت به خط مشی دارای عمر بیشتری بوده و خط مشی در داخل استراتژی قرار دارد و در واقع ابزاری است برای انجام استراتژی.
رویه ها و روش ها:رویه ها گام هایی هستند که از نظر زمانی به ترتیب تقدم برای رسیدن به هدف برداشته می شوند.روش ها چگونگی انجام کار را در هریک از این گام ها تعیین می کنند.
مقررات: مقررات بدون ذکر قاطع و تفاوت زمانی انجام امور،اعمال و فعالیت ها را هدایت می کنند.در واقع ،هر رویه مبتنی بر مجموعه ای از مقررات است.
روش گانت:اين نمودار معمولا در برنامه‌ريزي پروژه به کار مي رود و فعاليتهاي مختلف،زمان لازم و وضعيت جاري هر فعاليت را در پروژه مورد نظر نشان ميدهد.
روش پرت: (Program Evaluation & Review Technique) فن بازنگري و ارزيابي برنامه(پرت).نمودار گردش کاري است که توالي فعاليتهاي مورد نياز براي تکميل يک پروژه را نشان ميدهد.
• براي استفاده از شبکه پرت مدير بايد:
1)فعاليتهايي که بايد اجرا شوند را معين کند.
2)توالي فعاليت ها را مشخص کند.
3)زمان مورد نياز براي تکميل هر فعاليت را تعيين کند.
4)شبکه را ترسيم کند.
5)بلندترين مسيري را که در شبکه براي تکميل پروژه وجود دارد را معين کند.
روشCPM: در روش CPM یا Critical Path Method، فعالیت ها و مدت زمان لازم جهت اجرای آنها، قطعی (غیر احتمالی) می باشد. در این روش در پروژه حلقه وجود ندارد و پروژه حداقل دارای یک مسیر بحرانی می باشد. در اینجا مسیر (Path) مجموعه متوالی از فعالیت های پروژه است که از فعالیت آغازین شروع شده و تا انتهای پروژه ادامه می یابد. همچنین مسیر بحرانی (Critical Path)، مسیری است که تعیین کننده تاریخ اتمام پروژه می باشد.
تعریف سازمان:Organization
سازمان پدیده ای اجتماعی به شمار میآید که به طور آگاهانه هماهنگ شده و دارای حدود و ثغور نسبتاٌ مشخصی بوده و برای تحقق هدف یا اهدافی،بر اساس یک سلسله مبانی دائمی فعالیت می کند.
سازمان ترکیبی است از تسهیلات،پرسنل،سیاست ها،الگوها،ظرفیت ها و غیره که موجب کارکرد یک بنگاه اعم از دولتی یا خصوصی،انتفاعی یا غیر انتفاعی ،سازمان رسمی یا غیر رسمی، شود
سازمان عبارت است از مجموعه ای از افراد که برای تحقق اهدافی معین همکاری می کنند.از انسانها استفاده می کنند و هدفمند هستند.
انواع سازمان ها:
· رسمی و غیر رسمی
· دولتی و خصوصی
· انتفاعی و غیر انتفاعی
· تولیدی وخدماتی.
انواع سازماندهی:
سازماندهی فعالیتی مستمر و مداوم است که هدف کلی سازمان در قالب هدف های جزئی و وظایف واحدها شکسته و تحقق آن میسر می شود.برای سازماندهی ،مبانی مختلفی وجود دارند :نوع فعالیت سازمان،محیط سازمان و خط مشی های کلی سازمان ،.همچنین نوع تولید یا عملیات،منطقه عملیات و سازمان بر مبنای ارباب رجوع یا مشتری.
مراحل سازماندهی:
مراحل چهارگانه سازماندهي بر اساس نظريه كلاسيك، به اختصار در زير آمده است.
1- تقسيم كامل سازمان به چند جزء (تقسيم بندي افقي):
الف) تقسيم بندي كار و فعاليت بر مبناي وظيفه
ب) طراحي اداره
ج) ايجاد واحدهاي پشتيباني
2- برقراري روابط از نظر اختيارات (تقسيم بندي عمودي) :
الف) سلسله مراتب ب) حيطه ي نظارت
ج) وحدت فرماندهي د) روابط رئيس و مرئوس
ﻫ) تعيين نوع و حدود اختيارات و) روابط ؟؟؟؟ و ستاد
ز) تمركز و عدم تمركز
3- بهم مرتبط ساختن سلسله مراتب (تركيب افقي):
الف) راهنماي سازماني ب) تخصص وظيفه اي
ج) رويه ها د) كميته ها
ﻫ) گروههاي كاري با ساخت موقتي
4- تعيين جا براي كاركنان (شرح شغل):
الف) تقسيم كار ب) شرح احراز پست
ج) كاربرگ عمليات و مختصات شغل د) قوانين و مقررات
فرایند سازماندهی دارای سه گام اساسی :تقسیم کار،هماهنگی و روابط می باشد.
نمودار سازماني: سلسله مراتب سازمانی به صورت رسمی توسط نموداری مشخص می گردد که هم واحد های تابعه را نشان میدهد و هم خطوط و مجاری ارتباطات و مسؤلیت را تعبیر می نماید.نمودار سازمانی را سازماندهی نیز می نامند.(جاسبی،1377)
تعــــریف قـــــدرت: از دیدگـــاه ماکــــس وبــــر:
قدرت عبارت است از توانائی بالقوه برای تاثیر در رفتاردیگران، برای تغییر در رشته ای از فعالیتها، فائق شدن بر مقاومتها و وادار کردن افراد به انجام کارهائی که احتمالا بدون استفاده از آن، آن کارها را انجام نمیدادند.
احتمال اینکه فرد در میان روابط اجتماعی در جایگاهی باشد که بتواند تمایلات خود را علیرغم مخالفت دیگران انجام دهد.
از دیدگـــاه لوتانـــــز :
قدرت عبارت است از وادار کردن فرد یا گروهی برای انجام کار.
منابـــــع قـــــدرت:
دو نوع قدرت وجود دارد: قدرت فــــردی و قدرت سازمانـــــی.
الف - منابـــع قدرت فــــــردی
منابـــع قدرت فـــردی از دید لــــوتانــــز
۱- قدرت مبتنـــی بر پاداش: توانائی دادن پاداش.
۲- قدرت مبتنــــی بر زور: قـــدرت تنبیه یا توبیخ سایــــرین.
۳- قدرت مبتنـــی بر تخصـــص: مبتنی بر مهـــارت بالا یا دانش است که فــــرد در رابطه با کاری دارد.
۴- قدرت قانونـی: عبارت است از اختیاراتی که یک پست رسمی به فرد میدهد.
۵- قدرت مــــرجعیت: منشا این قدرت ویژگیهای شخصیتی است.
از نظر ماکس وبــــر سه نوع قدرت وجود دارد:
۱- قــــدرت سنتــــی: که بر مبنای باورهای تثبیت یافته در زمینه تقدس سنتهای دیرین و مشروعیت اعمال قدرت تحت آن می باشد. ریش سفیدان، حکومت پدر شاهی و ملوک الطوایفی.
۲- قدرت عقلائـــی ـ قانونــی: که بر مبنای باور بر مشروعیت الگوها و هنجارهای مقررات و باور به حقوق کسانی است که تحت آن قوانین به اعمال قدرت و صدور دستور می پردازند.
۳- قدرت کاریزمـــــــاتیک ( مـــــــرجعیت ): که بر مبنای دلبستگی به تقدس یا شجاعت و یا ویژگی شخصی و الگوهای هنجاری یا نظمی است که از طرف فرد استثنائی ظاهر و مقرر شده است.
* کاریـــــــزمــــا
در دوره های بی ثباتی و بحران بوجود می آید. زمانی که معیارهای استثنائی به کار می آید و ظاهرا از جانب افرادی که دارای موهبت روح و فکر استثنائی هستند ارائه می شود. چنین رهبرانی شکوه و قدرت خود را در برانگیختن دلبستگی تعصب آمیز دیگران حول نظریات شخصی خود درباره اصلاح طلبی نشان می دهند. با وجود این بقا چنان حرکتهائی می بایست با ایجاد ساختارهای سنتی جدید و یا ساختارهای بروکراتیک جدید به سمت یک یا چند شکل با ثبات حرکت کنند. در این حالت کاریزما شکل عادی می گیرد. یعنی دایره هواداران آن وسعت می یابد و شامل افراد بیشتر با عهد کمتر می شود. منابع سیتماتیک حمایت به جای کمکهای داوطلبانه احساسی و لی نامنظم قرار می گیرند. رواط شخصی بین رهبر و پیروان جای خود را به نظم بیشتر و ترتیبات ساختاری غیر شخصی می دهند. و زنجیره مقررات و در پی شناخت این واقعیت توسعه می یابد. زیرا که هیچکس ( حتی رهبر مافوق انسانی ) تا ابد زنده نمی ماند.
ب ـ منابــــع قدرت در سطـــــوح سازمــــــان :
تعـــــریف قــــــدرت سازمانــــی :
توانائی یک نفر یا دایره ای از سازمان در اعمال نفوذ بر روی دیگران برای رسیدن به نتیجه مورد انتظار و عبارت است از توانائی بالقوه برای اعمال بر دیگران در درون سازمان ولی با هدف رسیدن به نتایجی که مورد نظر صاحبان قدرت است. قدرت سازمانی در پست سازمانی وجود دارد نه در شخص. قدرت یک نیروی نا محسوس و نا مشهود است. نمی توان آن را دید ولی می توان اثرات ان را احساس کرد.
تعـــــــریف اختیــــــار:
قدرت قانونی و یک منبع قدرت است. اختیار عبارت است از حق کنترل یا تغییر دیگران. اختیار از جهت پذیرش و قانونی بودن و افزایش میزان آن بر اثر ارتقاء در سلسله مراتب سازمانی با قدرت فرق دارد.
مفهوم اختيار
اختیار از جمله مفاهیمی است که در علوم مختلف معنا و ابعاد مختلفی پیدا می کند. این اختلاف بیشتر به جنبه تعریف خاص آنان از اختیار بر می گردد. در علوم اداری اختیار معادل Authority آمده است که به معنی حق تصمیم گیری است و بستر این مهم در هر سازمانی ساختار سازمانی است. در سازمان و مدیریت این موضوع یکی از مهمترین و در عین حال پیچیده ترین موضوعاتی است که دیدگاههای مختلفی درباره آن بیان شده است.
چستر بارنارد نویسنده معروف آمریکایی می گوید: اختیار به پذیرش یا ارضاي افراد بستگی دارد. زمانی كه مدیر می خواهد دستوری بدهد باید شرایطی بر آن حاکم باشد که مورد پذیرش زيردستان قرار گیرد. برناد با ارائه نگرش تازه ای اختیار را ناشی از پذیرش زیردستان می داند. او استدلال می کند قوانین و مقررات مشروع اطاعت می شوند ولی نه همه، و نه در همه شرایط.
اعمال اختیار در سازمانهای رسمی به ویژه مدارس و موسسات آموزشی مستلزم استفاده از جبر نیست. مفهوم اختیار را باید از یک سو از قدرت (power) و از سوی دیگر از ترغیب (persuasion) و نفوذ شخصی (personal influence) متمایز کرد. قدرت یعنی توانایی وادار کردن دیگران به انجام کار. قدرت مفهومی بسیار کلی و جامع است که هم کنترل و هم تسلط از راه اعمال زور یا تهدید به اعمال آن را شامل مي شود و هم كنترل از سوي فردي را كه مي تواند شرايط را به طريقي دستكاري و تصرف کند که دیگران مجبور شوند که بر خلاف میل خود مطابق منافع او عمل نمایند. مفهوم اختیار محدودتراست. «وبر» آن را چنین تعریف می کند: «این که دستورات خاص (یا همه دستورات) ناشی از منبع معلوم به وسیله گروه معینی از اشخاص اطاعت خواهد شد.» گروه از روی میل دستورات را اطاعت می کند زیرا به منبع دستورات حق می دهند که آنها را کنترل کند. منبع اختیار ممکن است یک شخص یا نهادی غیر شخصی نظیر مجموعه ای از قوانین باشد.
در اختیار، شخص زیر دست به هنگام انجام کار از قدرت تمیز و داوری خویش صرف نظر می کند و وصول دستور یا فرمان را اساس پایه گزیتش طرز کار خود قرار می دهد. بنابراین دو ملاک تشخصیی اختیار عبارتند از:
1. اطاعت و اجابت ارادی دستورات مشروع
2. کنار گذاشتن قضاوت شخصی قبل از صدور دستورات
تعريف تفويض اختيار
تفویض اختیار فرایندی است که توسط آن مدیر يا سرپرست، بخشی از اختیار مشروع خود را بدون انتقال مسئولیت نهایی خود به زیر دست واگذار می کند. نکته مهم در تفویض اختیار این است که مدیران را قادر می سازد تا وظایف اصلی خودشان را که عبارتند از پرداختن به آینده سازمان و پرورش مدیران آینده انجام دهند و خودشان را گرفتار نظارت روزمره نکنند. تفویض اختیار به مدیر کمک می کند تا تمام هم خود را صرف اموری کند که واقعاً اهمیت دارد. در هر سازمانی استعداد های زیادی وجود دارد که در انتظار فرصت بروز هستند. هر چه تفویض اختیار و عدم تمرکز بیشتر باشد امکان بروز به کار گرفتن این استعداد بیشتر می شود. در خصوص اندیشه تفویض اختیار « دراکر » معتقد است که یک مدیر کار آمد باید امور را به گونه ای سازمان دهد که خودش فقط به موضوعات عمده بپردازد و بتواند نتایج درخشانی بوجود آورد و یک مدیر خوب باید نخست کارهایی را انجام دهد که در درجه اول اهمیت قرار دارد و بهتر است کارهای با اهمیت کمتر و اولویت پائین تر را به دیگران واگذار کند. تفویض اختیار با توسعه سازمان اهمیت بیشتری پیدا می کند تا حدی که ادامه حیات دستگاه بدون تفویض اختیار میسر نسبت.
مقصود از تفویض اختیار به کارکنان این است که چهار عامل در اختیار این افراد قرار داده شود تا بتواند کار یا وظیفه خود را بهتر انجام دهند.
انــــــــواع اختیــــــــــارت:
۱- حق دستور دادن (Right to order )
۲- حق تصمیم گیری ( Right to Decision making )
۳- قدرت تشویق کردن ( Right to Reward )
۴- قدرت تنبیه کردن (Right to Punish )
نتيجه
همان طور که ذکر شد تفویض اختیار در سازمانها و ادارات به ویژه سازمانهای بزرگ امری اجتناب ناپذیر است. اما مدیرانی موفق ترند که در بکار گیری اصول تفویض اختیار توجه لازم را به توانایی و استعدادهای زیر دستان داشته ، باشند و ضمن پرورش و مشارکت آنان در انجام هر چه بهتر وظایف حیطه مسئولیت سازمان را به سوی اهداف عالی سوق دهند تفویض اختیار ، به عنوان یکی از مهمترین نرم افزارهای مدیریتی، به سازمان و مدیریت حیات و پویایی می بخشد. تفویض اختیار باید بر ساختار و تشکیلات سازمانی، اهداف و ماموریت آن، متمرکز و غیر متمرکز بودن آن، میزان تخصصی و حرفه ای بودن آن و ... استوار باشد.
نظريه كلاسيك: بر طبق اين نظريه، اختيار از رأس ساختار رسمي سازمان سرچشمه گرفته و به سطوح پايين، در جهت مرئوسين جريان مي‌يابد. يعني اختيار مديران در هر سطحي از سازمان، از مديران سطوح بالاتر مشتق ميشود.
نظريه پذيرش: بر طبق اين نظريه، اختيار از مافوق و براساس تمايل و رغبت مرئوسين در پذيرفتن آن، تفويض ميشود. اگر مرئوسين اختيار را نپذيرند، تفويضي صورت نگرفته است.
مراحل تفویض اختیار:
تفويض اختيار چهار مرحله دارد كه عبارتنداز:
· تعيين نتايج مورد انتظار: اولين قدم در تفويض اختيار اين است که مشخص شود از انجام وظيفه چه انتظاري مي رود يعني بايد معلوم شود که از انجام فعاليت مورد نظر چه نتايجي بايد به دست آيد.
· واگذاري وظايف به زير دستان: دومين قدم در تفويض اختيار اين است که وظايف به زير دستان واگذار شود و در اين مرحله است که بايستي ظرفيت و توانايي هر يک از کارکنان را براي انجام وظايف مورد توجه قرار داد. يعني استفاده مناسب و مطلوب از نيروي انساني را بايد منظور داشت. در هر صورت، توزيع و تخصيص وظايف بين کارکنان بايد متناسب و متوازن باشد.
· تفويض اختيار لازم: حدود اختيارات بايد مشخص و روشن باشد و هيچ گونه ابهامي را در تصميم گيري به وجود نياورد. اختيار بايد به وظيفه مرتبط باشد و چنانچه وظيفه تغيير يابد حدود اختيار نيز بايد متناسب با آن تعديل شود.
· تثبيت مسئوليت: فردي که وظيفه اي به عهده او واگذار شده است اخلاقاً مسئوليت دارد وظيفه اي را که تقبل کرده است به بهترين نحو ممکن انجام دهد.
اصول تفویض اختیار:
1)واگذاري اختيار نسبت به قسمتي از اختيارات ممکن است نه نسبت به تمام آنها.
2)واگذاري اختيار از واگذارنده اختيار سلب مسئوليت نمي‌کند.
3)واگذاري اختيار قابل فسخ است.
4)واگذاري اختيار بايد با نظارت توام باشد.
5)تناسب بين اختيار و مسئوليت بايد حفظ شود.
محاسن تفویض اختیار:
با توجه به موارد اشاره شده روشن مي گردد که تفويض اختيار يك ضرورت و نياز اساسي بوده و مزاياي قابل توجه زير را دارا مي باشد.
· افزايش بازدهي
· ازدياد علاقه نسبت به انجام کار
· تقويت همکاري دسته جمعي
· تکامل انفرادي
· جلوگيري از اتلاف وقت مديران
درجات تفویض اختیار:
اگرچه تفويض اختيار درجات متعددي دارد ليکن حدود آن در سازمانهاي مختلف متفاوت است. تفويض اختيار نيز مانند تشکيل سازمان يک وسيله است. يعني ابزاري است در دست مديريت براي رسيدن به هدف. عوامل تعيين کننده درجه تفويض اختيار عبارتند از:
· هزينه تصميم گيري: هرچه هزينه تصميم گيري در مورد يک مسئله زيادتر باشد نيازبه اتخاذ تصميم در سطوح بالا ترمديريت بيشتر خواهد بود.
· تمايل به يکساني خط مشي ها: هر چه نياز به يکساني خط مشي ها بيشتر باشد اختيارات مربوطه متمرکزتر خواهد بود.
· وسعت و بزرگي سازمان: هر چه سازمان بزرگتر باشد مسايل آن بيشتر است وتصميم گيري به سطوح مختلف واگذار مي شود.
· محيط سازمان، انعطاف پذيري: هر چه محيطي که سازمان در آن فعاليت مي کند و متشنج تر و رقابت شديدتر باشد سازمان جهت انجام عکس العملهاي بموقع بايد انعطاف پذيري بيشتري داشته باشد که لازمه آن واگذاري تصميم گيري به سطوح پائين تر سازمان مي باشد که مستقيماً درگير محيط بيروني هستند.
· فنون کنترل: عامل ديگر وجود تکنيک هاي کنترل است توسعه و بهبود روش هاي آماري ، کنترلهاي حسابداري و ساير فنون کنترل گرايش به تفويض اختيار را افزايش مي دهد.
تعریف رهبری: ایجاد انگیزش در افراد به نحوی که با میل و رضایت کاری را انجام دهند.
مدیریت:یعنی تخصیص بهبنه منابع مالی و انسانی در جهت میل به اهداف سازمان .
نظریات رهبری:
· نظریه های خصوصیات فردی رهبری
· نظریه های رفتار رهبری
· نظریه های موقعیتی و اقتضایی
مبانی قدرت رهبران:1) قدرت پاداش.2)قدرت قانوني.3) قدرت اجبار.4) قدرت تخصص.5) قدرت مرجع.
سبك هاي رهبري:
· چهار سبک رهبري هرسي و بلانچارد در نظريه چرخه زندگي:
1)سبک آمرانه
2)سبک متقاعدکننده
3)سبک مشارکتي
4)سبک تفويضي
سبک رهبری استبدادی(اقتدارگرا)مدیر:در این سبک مدیر شخصی است که دستور میدهد و اختیارات و تصمیم گیری در نزد وی متمرکز است.اینگونه سبک رهبری مدیر نوعا منفی بوده و قدرتش از منابع زور ,تهدید و تنبیه ناشی میشود.
سبک رهبری دموکراتیک مدیر:مدیرانی که از این سبک استفاده میکنند,به نیازها,علایق و استعداد های کارکنان خود واقف بوده,به آنها اجازه میدهند درباره ی فعالیت ها و وظایف شغلی,شخصا تصمیم بگیرند و مدیر دارای قدرت رهبری دموکراتیک در هنگام تصمیم گیری با کارکنان مشورت میکند و از آنان میخواهد که با اظهار نظرهای خود به انتخاب بهترین راه کار از بین راه های موجود ,او را یاری دهند.این سبک در سازمان هایی که کارکنان آن را افراد تحصیلکرده تشکیل میدهند,بیشتر قابل پیاده شدن است.مانند مدارس و دانشگاه ها.
سبک رهبری آزاد:در این سبک,مدیر برای پیروان یک هدف را مشخص مسازد و ابزار لازم برا ی رسیدن به آن هدف را هم فراهم میکند مانند پول و سپس گروه ها افراد را بدون کنترل بیشتر آزاد میگذارد تا خود آنان اقدام کنند.در این سبک رهبری مدیر فقط نقش هماهنگ کننده و راهنما را ایفا میکند.مانند تحقیقات آزمایشگاهی که رهبر گروه ,دخالت خود را در کار محققان به حد اقل میرساند.
خصوصیات مورد انتظار برای رهبری:
1)هوش.2)بلوغ اجتماعی و وسعت دید.3)انگیزه های توفیق طلبی و نیل به هدف.4)انسان گرایی.
1) هوش : معمولا رهبران باهوش تر از پيروان خود هستند، زيرا کار رهبري نيازمند تجربه و تحليل مشکلات و مسائل پيچيده است.علاوه بر هوش، رهبر براي نفوذ در پيروان و ترغيب آنان به متابعت از خود بايد از بيان رسايي نيز برخوردار باشد.
2) رشد اجتماعي و وسعت نظر به ظرفيت فکري و نفساني رهبر بايد به گونه اي باشد که از لحاظ روحي، مغلوب ناکامي ها يا مغرور از موفقيت نگردد، از اين رو بايد در مقابل موانع و تلخي ها، قدرت عمل زيادي داشته باشد و دشمني و عداوت با ديگران را در کار رهبري دخالت ندهد.
3) انگيزش دروني: رهبران ميل زيادي به موفقيت دارند، پس از دست يافتن به يک هدف توقعات آنها زياد شده، به کسب هدف هاي بالاتري مي انديشند. هر موقعيتي موجب موفقيت ديگري براي آنها مي گردد. اگر چه تلاش هاي آنان، بيشتر متوجه برآوردن تمايلات و اهداف ايشان است، اغلب دوست دارند که به نحو منصفانه اي از پاداش هاي مالي نيز بهره مند گردند.
4)انسانگرایی،انسانگرایی و تأکید بر ارزش انسانها خصوصیات بارز دیگر رهبران موفق است.
ب) نظريه هاي رفتار رهبري
به طور کلي دو نوع رفتار براي رهبران مورد تاکيد قرار گرفت
الف) سبک آمرانه سنتي
ب) سبک دموکراتيک که بر روابط انساني تاکيد دارد. استفاده از هر سبک، مبتني بر مفروضات رهبر درباره منشا قدرت خود و طبيعت انسان است. رهبري که قدرتش را ناشي از مقام خود مي داند و انسان را ذاتا تنبل و غيرقابل اعتماد مي شناسد، رفتاري آمرانه خواهد داشت و در صورتي که قدرت خود را ناشي از پيروانش بداند و انسان را به عنوان موجودي خودجوش و مسئوليت پذير که مي تواند به طرز شايسته اي انگيزش پيدا کند، بشناسد، سبک دموکراتيک را پيش خواهد گرفت، البته سبک هاي رهبري ديگري نيز ميان اين دو حالت وجود دارد.
تعریف کنترل:
کنترل فعالیتی است که ضمن آن عملیات پیش بینی شده با عملیات انجام شده مقایسه می شوند و در صورت وجود اختلاف و انحراف بین آنچه باید باشد و آنچه هست به رفع و اصلاح آن ها اقدام می شود.
مراحل کنترل:
· تعیین نتایج مورد انتظار(بایدها)در کنترل.
· تعیین شاخص یرای سنجش نتایج مورد انتظار
· تعیین استاندارد یا الگوی مطلوب
· ارزیابی اطلاعات و نتیجه گیری
انواع کنترل:
· کنترل گذشته نگر
· کنترل زمان وقوع
· کنترل آینده نگر
روش های کنترل:
· کنترل های پیش گیرنده:به منظور کاهش خطاها و در نتیجه به حداقل رساندن نیاز به اقدام های اصلاحی،بکار گرفته می شوند.مانند تدوین قوانین و مقررات،تعیین استاندادردها>برنامه ریزی و.....
· کنترل های اصلاح کننده:برای تغییر رفتار ها و عملکرد های نادرست بکار می روند؛با این هدف که کارکنان را با قواعد و استانداردهای تعیین شده سازگار سازند.
· ویژگی های سیستم های مؤثر کنترل:
1)کنترل متناسب با برنامه و فعالیت
2)در نقاط حساس و کلیدی
3)پرهیز از افراط و تفریط
4)دقیق،صحیح و به روز
5)اطلاعات و نتایج سریع و به موقع اعلام گردد
6)جامع باشد
7)عینیت داشته باشد
8)اقتصادی باشد
9)واقع بینانه باشد
10)انعطاف پذیر
11)وسیله اصلاح
12)متناسب با فرهنگ و روحیات کارکنان
13)کنترل متناسب با کمیات و کیفیات
14)نباید صرفاٌ بر نقاط ضعف تأکید کند
15)معین کند نتایج در اختیار چه کسی قار می گیرد
16)شخص کنترل کننده واجد خصوصیات اخلاقی و تخصصی بوده و مورد قبول باشد.
تقوا براي همه لازم است و براي كساني كه متصدي امور كشور هستند لازمتر است.(صحيفه نور: جلد 17 ، ص 97)
